REDUÇÃO DE CUSTOS COM PESSOAL NA CONTRATAÇÃO

Pense seus recursos humanos de maneira estratégica como você pensa os seus recursos financeiros: a influência da maneira como se contrata pessoas nos custos da empresa.

É sabido que, desde o Séc. XX e de maneira exponencial, a tecnologia tem substituído várias tarefas humanas nas organizações. Entretanto, nenhuma máquina conseguiu substituir a capacidade de processamento e criação do cérebro humano, sem falar nos sentidos como o olfato, o paladar e a audição que permitem ao indivíduo perceber sinais que nenhuma programação de máquina CNC (Computer Numeric Control) conseguiu atingir ainda.  Nesse sentido, podemos afirmar que as pessoas são o ativo mais importantes da empresa!  

Essa máxima é tão verdadeira que pesquisas demonstram que empresas de Headhunter (caçador de cabeças) movimentam em torno de U$ 40 bilhões ano. Sua missão? encontrar grandes talentos  - geralmente em empresas concorrentes - para compor o quadro de executivos do cliente. Outro exemplo é a contratação, nas empresas de alto impacto ou startups, utilizando o Raw Talent, ou seja "Talento Puro". No Raw Talent o profissional é avaliado pelos talentos natos como habilidade de liderança, capacidade de se comunicar em público, curiosidade, capacidade de execução de tarefas, tomada de decisão rápida, entre outras que não são aprendidas num livro (apesar de algumas pessoas conseguirem desenvolver com estudo e dedicação).

Grandes empresas pensam nos recursos humanos de maneira estratégica como pensam os recursos financeiros. Sabem que, principalmente, para cargos gerenciais uma falha na contratação custa três vezes o salário do profissional. Para cargos de apoio administrativo e operacional, a empresa desembolsa, ao menos, os custos da multa do FGTS e indenizações visto que, as Leis Trabalhistas brasileiras são protecionistas.  O tempo médio de permanência desse profissional na empresa é de um ano. As despesas com o salário pago à ele nesse período, os investimentos em treinamentos - mesmo que in loco - os desperdícios devido as falhas comuns do período de adaptação, entre outros, aumentam os custos organizacionais. Os gastos não param por aí: a empresa precisará reinvestir na procura e contratação do profissional adequado. 

Para evitar o consumo de recursos financeiros desnecessários, as grandes empresas apostam em uma equipe de RH estratégica e multidisciplinar, que utiliza de técnicas e métodos para "lerem" o perfil dos candidatos. Caso o contratado, ainda assim, apresente deficiências, a empresa não arrependerá de direcionar aportes para o desenvolvimento dele, já que o retorno é garantido. 

Mas uma empresa familiar de pequeno porte pode se valer dessas estratégias? Pode e deve! Obviamente que utilizando modelos adaptados à sua condição. Abaixo, seguem algumas dicas que vão fazer a diferença nos custos de empresas pequenas e/ou com perfil familiar:

1. Defina claramente o objetivo da função para a qual o novo colaborador será contratado.
2. Escreva, de maneira detalhada, as atribuições do cargo.
3. Depois elenque os conhecimentos técnicos necessários como conhecimentos em informática ou para operar um determinado equipamento. 
4. Leve em consideração a cultura organizacional da empresa e defina as características pessoais que você deseja para trabalhar com o gestor e com a equipe.
5. Volte a atenção para o negócio da empresa: se você quer contratar uma Recepcionista para a sua clínica oftalmológica especializada em catarata, insira no perfil desejado o requisito idade. Uma jovem de 18 anos certamente não terá motivação, nem assunto para lidar com a maioria dos seus clientes, que são idosos. Nesse caso, prefira pessoas acima dos 35 anos, por exemplo.
6. Evite usar exclusivamente o critério indicação para contratar alguém. A chance de falha é de 99%. 
7. Se você é o dono da empresa, faça as entrevistas pessoalmente, pelo menos para os cargos chave.

Para analisar se o candidato é o perfil ideal que a sua empresa procura, utilize de:

• Simulações de situações reais da rotina de trabalho para a qual o profissional será contratado;
• Pergunte sobre a prática esportiva de preferência dele (suas facilidades e dificuldades) e perceba, por exemplo, se ele tem habilidade para trabalhar em equipe;
• Se precisar de um perfil empreendedor pergunte se ele tem algum atividades paralelas como serviços autônomos, produção de conteúdos na Internet, participação em projetos sociais ou atividades de extensão na faculdade;
• Questione-o a respeito do  último livro que leu (mesmo que baixado em PDF na Internet), a fim de saber o grau de interesse no seu autodesenvolvimento e atualização constante.
• Outras perguntas que se relacionem com o cargo e façam sentido para a referida função.

Se forem seguidos os pontos acima com retidão, a empresa consegue elevar a produção em menor tempo, com menos esforço, com menor dispêndio de recursos materiais e um índice de falhas mais baixo. O retrabalho é um grande vilão dos custos organizacionais pois "queima" recursos que você não identifica com facilidade, quer ver? Consumo de água, energia elétrica, material de escritório, manutenção de equipamentos, banco de horas, acidentes de trabalho, perda de clientes para a concorrência, absenteísmo, horas técnicas que poderiam ser utilizadas para inovações e atividades do seu core business (parte principal do negócio), etc.

É necessário que as empresas contemporâneas percebam que seus colaboradores são parte da estratégia organizacional. Não estamos mais na Era Industrial, onde os empregados realizavam atividades meramente manuais, rotineiras, sem nenhuma necessidade de utilizar do intelecto.

Deve-se, por fim, tomar muito cuidado com o critério de seleção grau de parentesco ou amizade. Antes, deve-se levar em consideração o conhecimento técnico na função (mesmo que básico), bem como as habilidades profissionais e comportamentais para o cargo. Caso o parente ou amigo não as possua, invista em um curso de capacitação de curta duração como o de "Excelência no Atendimento ao Cliente". Outro ponto relevante é oferecer oportunidade de crescimento para os colaboradores, assim, eles vão querer fazer a sua empresa prosperar. Quem é valorizado não quer dar prejuízo. 

Não negligencie o seu processo de atração e retenção de talentos, pois ele pode ter um alto preço!

Por Josiane Souza

AS VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DO BPM PARA A REDUÇÃO DE CUSTOS E MANUTENÇÃO DO NEGÓCIO

Tecnologia de gestão a favor da redução de custos

"BPM é uma nova forma de articular e aplicar de modo integrado abordagens, metodologias, estruturas de trabalho, práticas, técnicas e ferramentas para processos que muitas vezes são aplicadas de maneira isolada. BPM é uma visão holística de organizar, estruturar e conduzir o negócio. BPM também reconhece o papel chave de pessoas com habilidades e motivação, bem como o uso correto de tecnologias para entregar melhores produtos e serviços para os clientes." (ABPMP Brasil, 2013).

A grosso modo, podemos dizer que o Gerenciamento do Processo de Negócio (BPM - Business Process Management) é um trabalho gerencial que integra as estratégias aos objetivos organizacionais e às necessidades/expectativas dos clientes, através do processo ponta a ponta de produção de um bem ou serviço. O BPM dispõe os recursos da empresa de forma que os propósitos planejados pela alta direção, sejam atingidos.

Grandes empresas costumam ter um Escritório ou uma área de BPM para maximizar seus resultados e eficiência operacional. Este Escritório de Processos - como também pode ser chamado - tem por finalidade o mapeamento, a automação e a gestão dos processos de negócio dentro de uma estrutura organizada, com definição de papéis e políticas. Apesar da complexidade do Gerenciamento do Processo de Negócios, o BPM pode ser aplicado a qualquer porte de empresa, incluindo as startups. Caso não seja adequado ou possível criar um Escritório de Processos, pode-se optar pela contratação de um profissional capacitado para a função. Afinal, minorar custos é importante para qualquer porte de empresa, bem como em todos os ciclos econômicos uma vez que otimiza o uso dos recursos, aumenta a competitividade de produtos ou serviços e a margem de lucro.

As empresas brasileira estão enfrentando, além da crise financeira, econômica e política a entrada de produtos mais baratos originados dos paises asiáticos e, até mesmo de parceiros comerciais do Mercosul. Neste sentido, o BPM é uma solução para combater preços elevados e garantir a competitividade metodológica diante de tamanha concorrência.

O BPM é um investimento de retorno garantido a partir da eliminação de gargalos, da redução dos desperdícios e dos tempos de parada, da otimização de tarefas e da conscientização dos colaboradores. Os resultados podem ser aferidos no médio e longo prazos após a redefinição de estratégias e seu realinhamento, ajuste e desenvolvimento de procedimentos, aplicação de novas tecnologias e treinamento dos envolvidos em todos os níveis hierárquicos.

Podemos citar como vantagens da prática do BPM:

• Aumento da produtividade com um nível de falhas mínimo devido a organização das áreas, dos recursos,  num fluxo de atividades otimizado.
• Redução do índice de absenteísmo e turnover devido a uma liderança clara e objetiva, do conhecimento do processo de negócio onde todos podem realizar suas atividades com qualidade e aderência aos objetivos organizacionais propostos.
• Agilidade de resposta ao mercado em virtude da autonomia da área ou do profissional de BPM, que mantém uma linha direta de comunicação com a alta direção/CEO.
• Maior controle através dos indicadores de performance.
• Redução dos custos operacionais na proporção que os processos se tornam eficazes, eficientes, efetivos e os resultados se tornam frequentes.
• Entre outras.

Com a prática do BPM os gestores podem alterar seus processos internos através de informações reais e não mais por intuição, conseguindo uma melhor performance empresarial. A automação do gerenciamento  dos processos de negócio pode ser feitas através dos BPMS (Business Process Management Suite ou System), que são softwares de gestão para esse fim que auxiliam na modelagem, execução, controle e monitoramento dos processos. Entretanto, se realmente não for possível essa implementação em sua totalidade, use o conceito de BPM que já será de grande valia para a redução de custos organizacionais.

Por Josiane Souza

DEMITIR É MESMO A MELHOR ESTRATÉGIA NO MOMENTO DE CRISE?

Temos a demissão como a prática primeira para a redução de custos organizacionais mas, será que ela é mesmo o gargalo financeiro?

Um estudo recente da Mercer Human Resource Consult com operação em Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro desde 2015, afirma que apenas 47,06% dos custos anuais de uma empresa se referem às demissões. Os 52,94% restantes foram atribuídos a custos decorrentes da negligência na gestão provocando falhas operacionais, acidentes de trabalho e facilidade de furto de materiais. De acordo, ainda, com o estudo as despesas com os fatores citados anteriormente podem chegar a U$ 85 Bilhões por ano. 

Sendo assim, vamos colocar os dados na ponta do lápis:

U$ 85 bilhões ______ 100,00%                    X = U$ 40 Bilhões

                        X          ______    47,06%

Concluímos que são gastos o equivalente a U$ 40 Bilhões, no mesmo período, em despesas com demissão de pessoal. 

Diante dessa informação podemos deduzir que a organização empresarial, a criação de Normas e Procedimentos e o aperfeiçoamento contínuo dos processos de trabalho são medidas essenciais para a redução de custos e despesas. 

Vale lembrar que a gestão estratégica de pessoas é mais vantajosa para o negócio do que a simples indicação, sem critérios para a ocupação do cargo. No post anterior falamos da importância do tripé processo - pessoas - tecnologia estarem ajustados para a eficácia empresarial se estabelecer e permanecer.

Por Josiane Souza

REDUÇÃO DE CUSTOS ATRAVÉS DOS PROCESSOS EMPRESARIAIS

As empresas brasileiras, habitualmente, implantam programas de redução de custos de maneira compulsória, ou seja, diante de algo que ameaça a sobrevivência dela. Raramente, a redução de custos é uma ação planejada, estratégica e com o objetivo de se obter uma competitividade mercadológica aumentada. Considera-se custos com infra estrutura e equipamentos, pessoal, estoque, logística e tributação, porém, a grande maioria dos empresários e gestores deixam passar despercebidos custos com os processos do negócio. 

Antes de prosseguimos, vale lembrar que os custos determinam o preço dos bens ou serviços produzidos e que, por sua vez influenciam no volume de vendas  e, consequentemente, numa maior ou menor receita. Quando a empresa minora os custos, pode vender a um preço menor, aumentando o volume de vendas e a receita líquida.

Pois bem, todo negócio, independente do seu porte ou segmento, depende do tripé processos, pessoas e tecnologia para operar. Esse tripé precisa ser gerido de modo sistêmico, harmonioso e ordenado para alcançar seus objetivos. No entanto, se tivermos tecnologia de ponta mas, colaboradores que não sabem o que e como fazer, de nada adianta. Dessa maneira, conhecer os processos do negócio, suas operações, atividades de apoio administrativo e de gerenciamento vão fazer toda a diferença nos custos. Vejamos, rapidamente, os benefícios de um estudo minucioso dos processos internos: 

1. Elimina o inútil e o supérfluo a partir do planejamento e organização da estrutura, de recursos e das operações da empresa.
2. Minimiza esforços e maximiza os resultados da organização a partir da definição dos procedimentos, rotinas e métodos de execução de tarefas.
3. Aumenta a produtividade por meio da promoção da qualidade de vida das pessoas no ambiente de trabalho.
4. Reduz a utilização dos recursos, dos desperdícios e dos tempos de parada.
5. Aumenta a confiabilidade e a produtividade dos bens e serviços.
6. Diminuição dos gargalos e retrabalhos nas operações e atividades de apoio.
7. Aumenta a previsibilidade e a rastreabilidade de dados, informações e documentos.
8. Reduz o número de acidentes de trabalho e reclamações trabalhistas.
9. Aumenta o índice de satisfação do cliente e como consequência, a redução das demandas consumeristas.
10. Entre outros. 

Processos internos podem onerar mais a empresa, sem que ela perceba visto que, são custos indiretos, muitas vezes imperceptíveis. O foco do empresário com relação a redução de custos e despesas, independentemente do momento ser de crise ou não, deve ser o seu Core Business e a partir daí, trabalhar as normas, procedimentos, metodologias de trabalho, tecnologia e espaço físico. 


Por Josiane Souza